Privacy statement

Hier vind je de privacyverklaring van de Active Club Den Haag. Hierin wordt omschreven hoe er met jouw persoonlijke gegevens om wordt gegaan die worden verzameld door de Active Club Den Haag.

0. Inleiding

In deze privacyverklaring lees je alles over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. Zo wordt uitgelegd waar jouw gegevens opgeslagen liggen en voor welke doelen jouw gegevens opgeslagen worden. Daarnaast vind je hier ook al jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten. De privacyverklaring zal soms gewijzigd worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam de verklaring periodiek te raadplegen.

1. Active Club Den Haag

Je leest op dit moment de privacyverklaring van Active Club Den Haag. Active Club Den Haag is een handelsnaam van Your Personal Training Club bv, welke wordt beheerd door RBM Platvoet Beheer bv. RBM Platvoet Beheer BV is eigendom van Rogier Platvoet. Active Club Den Haag levert als dienst Personal Training en Small Group Personal Training in de kelder van het Novotel Den Haag World Forum en evt op aanvraag op andere plaatsen. Active Club Den Haag werkt samen met Beach Balance, Active Fysio en BeauLin Beauty. Er zijn situaties waarin jouw gegevens door Active Club Den Haag verzameld worden. Het is daarom goed dat jij weet wat daarmee gedaan wordt en hoe je jouw wensen rondom jouw gegevens kan aangeven. Daarover gaat deze verklaring. Als jij je niet prettig voelt omtrent het gebruik van jouw gegevens door Active Club Den Haag, neem dan gerust contact op!

1.1 Doel gegevens

Er wordt voor een aantal doelen persoonsgegevens verzameld door Active Club Den Haag. Deze worden hieronder toegelicht.

1.2 Het versturen van nieuwsbrieven

Active Club Den Haag stuurt via e-mail nieuwsbrieven. Deze nieuwsbrieven zijn enerzijds commercieel en anderzijds gericht op kennisdeling. Je voornaam en soms achternaam en e- mailadres worden verzameld via het daarvoor bestemde inschrijfformulier wat bij aanvang van je lidmaatschap of proefweek wordt ingevuld.

Deze website is beschermd door reCAPTCHA en de Google
Privacy Beleid en Gebruikersvoorwaarden zijn in toepassing.

1.3 Contact opnemen

Jouw gegevens zullen verzameld worden als jij contact opneemt met Active Club Den Haag via de mail, website, intakeformulieren of Facebook en Google Adwords . In de intakeformulieren wordt echter alleen gevraagd om de benodigde gegevens om je een veilige en verantwoorde dienst te kunnen aanbieden, zoals je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en fysieke (on) mogelijkheden.

2. Analytics

De website van ACDH verzamelt jouw gegevens om de website te verbeteren. Dit gebeurt met Google Analytics. Deze gegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan jouw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan informatie zoals de duur van je website bezoek of de pagina’s die je veel bezoekt. De gegevens worden alleen gebruikt om de website en onze diensten te optimaliseren.

3. Ontvangers
De gegevens die ACDH ontvangt via de verschillende kanalen worden door het personeel handmatig aan een lijst toegevoegd waarmee de nieuwsbrief wordt verzonden. De gegevens omtrent fysieke gesteldheid worden enkel en alleen gebruikt zodat de trainingen op het juiste niveau en op de juiste manier kunnen worden aangeboden. Deze gegevens worden (nog) niet elektronisch opgeslagen. Deze zijn alleen op papier aanwezig in de bakken met trainingsformulieren welke in de fitnessruimte staan opgesteld. Deze bakken zijn alleen in gebruik bij het personeel van de ACDH en indien nodig door Beach Balance en Active Fysio. De normale persoonsgegevens worden enkel en alleen opgeslagen in de ledenadministratie van de Active Club Den Haag en staan niet online.

De nieuwsbrieven worden verzonden met MailChimp. Op het moment dat jij je aanmeldt voor de nieuwsbrief, wordt jouw e-mailadres en naam handmatig opgeslagen in de daarvoor bestemde lijst binnen MailChimp.

De e-mail van ACDH wordt gehost bij MailChimp. Als jij contact opneemt via de formulieren of via mail, worden die betreffende mails opgeslagen op de servers van MailChimp.

3.2 Back-ups

De website en back-ups van de website worden gehost bij Hostnet. Gegevens die jij achterlaat op de website van ACDH zijn op de servers van Hostnet opgeslagen. Wanneer jij contact opneemt via Facebook advertentie of Goolge Adwords worden de gegevens enkele en alleen gebruikt voor het kortstondig benaderen van jou om onze mogelijkheden en abonnementen uit te leggen. De hierbij verkregen gegevens worden niet verder elektronisch bewaard en niet opgeslagen in het ACDH ledenadministratie.

Privacyverklaring 2018

4.1 Opslagperiode

Jouw gegevens worden voor langere tijd bewaard door ACDH, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling (fiscus e.d.) jouw gegevens langer moeten bewaren.

4.2 Het versturen van nieuwsbrieven

Jouw e-mailadres en naam worden opgeslagen bij MailChimp. De opslag van jouw gegevens is voor onbepaalde tijd. Je kunt je uitschrijven wanneer je maar wilt, via de link onderaan de nieuwsbrieven of door een mail te sturen naar info@activeclubdenhaag.nl

4.3 Contact opnemen

Op het moment dat je contact opneemt met ACDH via mail, dan worden die gegevens die jij meestuurt, zoals bijvoorbeeld je naam, bedrijfsnaam, en e-mailadres, opgeslagen op de in outlook op de computer op de ACDH. Die mails worden tot maximaal vijf jaar terug bewaard.

4.4 Analytics

De gegevens die Analytics op de website verzameld zijn anoniem, dus niet verbonden aan jouw naam, bedrijf of e-mailadres. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen Google Analytics.

5. Beveiliging

Je gegevens worden alleen beheerd in de eerdergenoemde systemen en software. De persoonsgegevens die door ACDH of door eerder genoemde derden worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software en systemen. Het aantal apparaten die toegang hebben tot jouw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten. Uiteraard worden alle persoonlijk en handmatig overhandigde gegevens zoals de intakeformulieren zorgvuldig bewaard in een dossier welke bewaard wordt in een afgesloten ruimte.

Daarnaast wordt jouw bezoek aan onze website beveiligd door een SSL certificaat. Dit betekent dat jouw verbinding met de website van ACDH privé is. Je herkent deze beveiliging aan het slotje en HTTPS voor de URL.

6. Jouw rechten

6.1 Recht op inzage

Je hebt het recht om ten alle tijden jouw gegevens op te vragen die bij ACDH vastgelegd en bewaard worden. Dit doe je door een e-mail te sturen naar info@activeclubdenhaag.nl of telefonisch contact op te nemen met ACDH. Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens.

privacyverklaring 2018

6.3 Recht op rectificatie

Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren door ACDH. Je gegevens omtrent de nieuwsbrief kan je aanpassen via de daarvoor bestemde verwijzing onderaan elke mail.

6.4 Recht op overdracht

Mocht jij de gegevens nodig hebben die bij ACDH opgeslagen liggen in het geval je overstapt naar een andere partij of dienst, dan heb je het recht op overdracht. Hierbij dient ACDH al jouw gegevens over te dragen aan de andere partij.

6.5 Recht op wissen van gegevens

Wil je niet langer dat jouw gegevens bij ACDH vastgelegd zijn? Dan heb je het recht op het laten wissen van jouw gegevens.

6.5 Recht op het indienen van een klacht

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat ACDH niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat.

6.6 Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)

Wil jij niet dat ACDH jouw gegevens gebruikt? Dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens. Het gebruik maken van deze rechten kan via info@activeclubdenhaag.nl onder toezending van een kopie id-bewijs waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, ID bewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt. Het streven is om binnen een week te reageren.

7. Plichten

ACDH verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk een dienend en commercieel belang. Denk hierbij aan het aanbieden van diensten van ACDH via e-mail. De intakegegevens van het inschrijfformulier geven de coach inzicht in jouw medische achtergrond en je huidige gezondheidstoestand. Wanneer de vragenlijst niet in alle eerlijkheid en waarheid ingevuld wordt kan ACDH niet verantwoordelijk gesteld worden voor blessures of ongevallen. Ook kan ACDH niet garant staan voor een veilige dienstverlening indien je belangrijke informatie achterhoudt. Jouw gegevens zullen nooit verkocht of gegeven worden aan derden behalve Beach Balance, Active Fysio en BeauLin Beauty. Mocht je hiertegen bezwaar hebben dan kan je ons dat via info@activeclubdenhaag.nl laten weten. Wij zullen de betreffende bedrijven per direct vragen de van jou bewaarde gegevens te wissen. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het veilig aanbieden van de diensten of producten. Jouw e-mailadres is bijvoorbeeld nodig om de nieuwsbrief te kunnen versturen. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan ACDH de betreffende dienst niet aanbieden.

Privacyverklaring 2018

Mocht het nodig zijn gegevens die jij hebt gedeeld met ACDH met anderen zorgaanbieders te delen om aan jouw hulpvraag te voldoen, bijvoorbeeld in het geval van doorverwijzing of overdracht naar specialist, huisarts, fysiotherapeut, die?tist e.d., dan zal daar altijd eerst jouw toestemming voor worden gevraagd.

ACDH behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer ACDH dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan de fiscus, beroepsvereniging, een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van ACDH te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.

8. Gebruik (digitaal) beeldmateriaal

Naast het gebruik van persoonsgegevens is ook het gebruik van (digitaal) beeldmateriaal aan regels gebonden. Volgens de privacywet mogen foto’s/filmpjes alleen geplaatst worden als alle daarop afgebeelde personen daarvoor hun toestemming hebben gegeven. ACDH zal je altijd wanneer mogelijk is om toestemming vragen voordat er beeldmateriaal geplaatst wordt op social media, promotiemateriaal en de website. ACDH hanteert het volgende protocol:

Gebruik website/social media/promotiemateriaal

– ACDH beheert de website www.activeclubdenhaag.nl
De website heeft tot doel informatie te verstrekken over ACDH, de diensten en activiteiten die ACDH organiseert. Deze informatie is bestemd voor leden, externe contacten en belangstellenden.
– Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij Active Club Den Haag. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van Active Club Den Haag.
– Tijdens alle activiteiten door ACDH georganiseerd binnen de accommodaties of op het buitenlocaties mogen er alleen na toestemming van ACDH en de deelnemende betrokkenen foto’s gemaakt worden door leden en/of verzorgers van de leden, pers, trainer e.d.
– Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op de website van ACDH wordt vooraf toestemming gevraagd aan alle betrokkenen.
– Er worden geen foto’s gemaakt van individuele kinderen of van een groep kinderen door ACDHof leden als er ouders/verzorgers zijn die hier bezwaar tegen maken.
– Voor zover het beeldmateriaal louter voor eigen gebruik is bedoeld en het een persoon uit het eigen gezin betreft gelden geen nadere bepalingen. ACDH aanvaard geen enkele aansprakelijkheid hiervoor.
– Achternamen worden alleen geplaatst als de persoon in kwestie een functie bekleed bij ACDH of na toestemming van de betrokkenen.
– Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie voor ACDH zoals trainers.
– Je kunt altijd terug komen op je besluit en het beeldmateriaal alsnog laten verwijderen. Dit kun je kenbaar maken via info@activeclubdenhaag.nl
– ACDH is alleen eindverantwoordelijk voor de eigen website, facebookpagina en andere eigen social media.

Privacyverklaring 2018

Heb je toch nog vragen? Neem gerust contact op via onderstaande contactgegevens. info@activeclubdenhaag.nl

KVK nr. 57246211 Vestigingnr. 000016267753